《辦公室的管理》ppt課件

1、,辦公室的管理,辦公室管理名言,把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海爾集團 總裁 張瑞敏如果你熱愛工作，你每天就會盡自己所能力求完美，而不久你周圍的每一個人也會從你這里感染這種熱情。 ——“沃爾瑪?shù)蹏钡木喸煺?山姆沃爾頓,為什么學（why）,未來的職業(yè)發(fā)展（在社會立足條件：學歷、溝通、合作、協(xié)調(diào)、創(chuàng)新的能力） 如何區(qū)分前臺、文員、

2、秘書、助理、行政綜合素質(zhì)與能力的自我提升（進步和成功因素：品格、責任感、上進、奮發(fā)、視野、素養(yǎng)）有意義的人生（終身學習、全人發(fā)展、服務社會）,,學什么（What ）,本課程教學內(nèi)容分為十四章， 教學安排如下： 第一周：辦公室實務、文員實務 第二周：電話電子通訊、郵件收發(fā) 第三周：接待實務、信訪實務 第四周：會議及會談實務、日程安排 第五周：差旅事宜、照料上司

3、身邊瑣事 第六周：交際與禮儀、辦公室用語 第七周：印信值班工作、文書與檔案實務 第八、九周：案例分析、自由討論、全面復習,怎樣學（How）,集中面授（操作要領）多聽平時作業(yè)（練習題）多做課堂討論（案例分析、角色扮演）多想自學 （網(wǎng)絡資源 ）多看 要求：,第一：從理論上把握辦公室管理的一般規(guī)律和技 巧。辦公室 管理是對辦公室實務的科學總結(jié)，是對工作方法的說明，掌握辦公室管理的

4、基本知識，對于如何更加科學有效地開展工作，如何適應現(xiàn)代化辦公室工作的需要是非常重要的。 第二：多接觸實踐，加深對辦公室的全面認識。學習是實踐的先導和基礎，通過學習掌握最新的理論知識。實踐是學習的最終目的。從理論到實踐，從實踐再到理論，如此反復，方能很好真正掌握這門課程。,,第一章 辦公室實務概述,一、辦公室的含義辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學的教 室，用于

5、生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的 辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦 事機構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構(gòu)。如國務院 臺灣事務辦公室等。,二、辦公室的職能,主要是中高級文秘人員的工作.,,,三、辦公室事務管 理工作的特征

6、,四、辦公室實務的范圍和內(nèi)容,——辦公室實務就是指辦公室的工作事務和操作實務.主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實務的主要內(nèi)容2、國際秘書協(xié)會確定的辦公室實務的主要內(nèi)容3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務的主要內(nèi)容,1、我國辦公室實務的主要內(nèi)容,⑴文書撰寫（會議記錄等）⑵文書制作（打字、復印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準備、善后等）⑹調(diào)查研究（計劃、實施等）⑺信息資料（收集

7、、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）,⑼接待工作（各種來訪的接待）⑽ 協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾ 督察工作（決議的實施）⑿ 日程安排（各種日程）⒀ 日常事務（通訊值班）⒁ 辦公室管理（環(huán)境等）⒂ 其它臨時交辦的事項,以上除⑹ ⑽ ⑾項外，其余工作文員都會涉及到。,2、國際秘書協(xié)會確定的辦公室實務的主要內(nèi)容,⑴速記上司交代事項；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；⑸以電話維持公共關系；⑹替上司定約會并記錄；⑺

8、按上司指示完成信函；⑻在權限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動處理例行的事務；,⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機票等；⒁準備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準備財務等報告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務；⒇督導一般職員或速記員；(21)搞好會務工作(22)復印資料,3、我國外資、合資企業(yè) 辦公室實務的主要

9、內(nèi)容,⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵、通訊事務、電話、信函和郵件處理；⑶、執(zhí)行上司交辦事項；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來訪；⑹、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。,五、辦公室環(huán)境布置和管理,1、辦公室環(huán)境布置的目的創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。方

10、便 →舒適整潔 →和諧統(tǒng)一 →安全,2、辦公室的布局 （1）封閉式布局。 封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨立安排在一個個小房間內(nèi)，組成一個個小辦公室。 優(yōu)點：各部門有獨立的工作空間。 缺點：聯(lián)系不便，空間比較浪費。,,,（2）開放式布局。 就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按

11、照工作程序安排在各工作單元中開展工作。 優(yōu)點：節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好，人員 之間聯(lián)系方便。 缺點：容易互相干擾。,,,,3、辦公環(huán)境布置要求,（1）布置要點 ◇ 營造一個安靜的工作環(huán)境； ◇ 保證良好的采光、照明條件； ◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齊、清潔。,（2

12、）布置原則 采用一個大間辦公室。使用同一大小的桌子。檔案柜應與其他柜子的高度一致，以增進美觀。采用直線對稱的布置。主管的辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間。將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。,全體職員的座位應面對同一方向布置。常用的文件與檔案，應置于使用者附近。應保持公共空間和私人空間的獨立。桌與桌之間應留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的

13、左側(cè)射入。最常用的辦公物品應放在伸手可及的地方。計算機等辦公自動化設備，應有其獨立的空間，既 要方便使用又不影響別人工作。,考考你,配備合適光源選擇理想的辦公桌椅安裝隔音設備選擇合適的屏風、窗簾、檔案柜調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度合理放置辦公設備,1、 怎樣優(yōu)化辦公設備？,2、怎樣美化辦公環(huán)境？,辦公室裝飾辦公室綠化,辦公室的視覺環(huán)境管理 1、辦公室內(nèi)的覆蓋物 （1）有效地使用顏色。 （2

14、）顏色應協(xié)調(diào)一致。 2、照明 （1）光線的量。（2）光線的質(zhì)。（3）光的設計。 光亮設計的原則： 避免用一個發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強度； 窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光； 光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。,辦公室的聽覺環(huán)境管理 聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益或有害聲音.消除噪音的來源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂的播放。,

15、,辦公室的空氣環(huán)境管理 1、溫度 最舒適并有益于健康的工作溫度是15~20℃。 2、濕度 最適宜的濕度為40%~60%。 3、空氣流通 每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。 4、空氣的凈化 包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。,辦公室的保健與安全環(huán)境管理 1、保健＊定期健康檢查 ＊灌輸衛(wèi)生知識。＊采取疾病預防 ＊保持環(huán)境整潔。

16、＊推行健康運動 ＊舉辦康樂活動。,2、安全管理（1）樹立安全意識掌握基本的法律知識，用法律保護自己的合法勞動權益；上崗前認真學習并自覺遵守有關安全生產(chǎn)、勞動保護的規(guī)定和本組織有關的規(guī)章制度；細心檢查并主動識別存在于工作場所及機器設備等的隱患，并及時排除或向上司報告，盡快解決，以維護好健康安全的工作環(huán)境。,（2）識別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘

17、記關窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當?shù)取＾k公家具方面的隱患：如辦公家具和設備等擺放不當，阻擋通道；家具和設備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。,辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當?shù)姆垂?，復印機的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關的機器設備，復印后將保密原件遺留在復印機玻

18、璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關的安全標識等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等.,（3）安全管理重點 ＊ 防盜 在辦公大樓內(nèi)應設有專門的保安人員24小時值班。 ＊ 防火 火災首重預防，電器電線應作定期檢查，以防走火跑電引起火災。 ＊ 防止意外傷亡 為了防止意外傷亡事故發(fā)生，組織應向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養(yǎng)成安全的工作習慣。,

19、相關知識,通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法是:1、確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查；2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險；3、如果發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直至解決；4、將第3條中異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中。,技能訓練,下列問題哪些屬于設備故障，哪些屬于辦公隱患： 過度擁擠；打滑的地板； 家具或設備的突出的棱角

20、； 柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西； 轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長； 未接地線的設備；電路負荷太大； 消防栓無法打開； 碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。,六、辦公器械的使用,（1）文員使用的辦公器械（2）傳真機的使用（3）復印機的使用（4）錄音機的使用（5）投影機的使用,第二章 文員實務,文員的工作順序文員管理時間、費用的方法文員的工作方法 請示、報告

21、計劃、總結(jié) 受意 傳達 進言 變通、擋駕 分工、合作,一、文員的工作順序,第一、確定文員工作的指導思想 先作計劃—付諸實施—檢查結(jié)果第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作,第一：……第二：……第三：……,先計劃，再執(zhí)行！,如何決定工作的優(yōu)先順序呢？,——文員面對多項工作時，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時間管理.,第一階段：以工作的重要程度為標準分解工作.,第

22、二階段：以工作的緊要程度為標準分解工作.,第三階段:同時考慮上司和本身實際情況,對于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序.,,請 示,,A、是否應該做的事？,B、是否做或不做都無所謂的事？,C、是否不可以做的事？,,應該做的事，集中精力做。,,,,A、重要且緊急的事；,B、緊急但不重要的事；,,C、重要但不緊的事；,有價值，但不緊急，也不重要；,,二、文員管理時間、費用的方法,1、管理好文員自己的時間——成功管理好自己的時

23、間會使文員的工作更順利、生活更愉快！P292、文員要學會節(jié)約開支——文員要有主人翁意識，仔細管理錢財和物品，學會節(jié)約開支，避免浪費應成為每一個文員都要追求的目標.P31,厲行節(jié)約!,時間就是生命,就是效益!,三、文員的工作方法,⒈請示方法與報告方法⒉計劃方法和總結(jié)方法⒊受意方法⒋傳達方法⒌進言方法⒍變通方法和擋駕方法⒎分工方法和合作方法,良好的工作方法是一門藝術！,1、請示方法與報告方法,請示：是指文員工作上有

24、疑難，無法處理時，向上司請求指示， 或無權處理時，向上司請求批準?！纤颈仨毚饛突蚺鷱驼埵镜膬?nèi)容：必須是自己難以處理或無權處理的事。請示的形式：口頭、書面請示應注意的問題：a請示要對口 b請示要單一報告：是指文員向上司反映情況，提出建議，或應上司要求作出匯報?！纤静灰欢ù饛突蚺緢蟾鎯?nèi)容 a 定期工作情況報告 b 重大問題報告

25、c 合理化建議 d 應要求報告報告方式報告應注意的問題：要簡明扼要條理清楚,,2、計劃方法和總結(jié)方法,計劃方法： （1）要有科學的、明確的工作計劃：工作目標、內(nèi)容步驟、方法、標準、完成的時間。 （2）分清輕重緩急，決定工作順序，有條有理地去進行。受制約的工作應置于前，自己支配的工作則置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴肅性，又有靈活性

26、，使計劃有一定余地。總結(jié)方法： 總結(jié)方法是文員每隔一段時間就要對自己的工作做及時的回顧，以便肯定成績，得出經(jīng)驗，找出不足，吸取教訓。從時間上、規(guī)律上進行。,3、受意方法,受意是文員接受和領會上司意圖。 一種是直接受意，即領會上司在講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，這種直接受意，易于判斷和領會。 另一種是間接受意，指上司在平時隨便交談情況

27、下，或者與其他人員談話中就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等。文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設問誤認為上司的指示。 思考：辦公室人員應怎樣運用受意方法？ P35,⒋傳達方法,傳達：是指文員將上司或上級機關的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關或員工、群眾。一種是正式傳達：即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達：有

28、意識的吹風,傳達原意傳達原件注意傳達技巧注意保密重要指示重點對待,,注意！,,,,,,5、進言方法,進言的意義和作用：⑴ 參謀作用⑵ 補缺作用⑶ 增進關系作用,進言的方法和要求： ⑴ 適事 ⑵ 適時 ⑶ 適地 ⑷ 適度,進言是一把雙刃劍，要把握進言的分寸，學會進言的藝術！,進言:是指文員主動對上司提出意見、建議、批評 或規(guī)勸。,6、變通方法和擋駕方法,（1）變通方法

29、 通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可以越級請示，甚至先處理再報告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧或臨時安置。對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關政策，作出合乎情理的處理。,（2）擋駕方法 對于上司不必要接見的來訪者、邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護上司，使之有時間、精

30、力、有效地進行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關系和公務活動為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。,7、分工方法與合作方法,既要“集中領導，分工負責”，又要善于合作，密切配合。教材是從辦公室負責人的角度而言，在我們現(xiàn)實生活中，文員應與同事處理好關系：互敬互愛，體諒對方，不要互相拆臺，互不信任。（這又涉及到交際與禮儀）,真題鏈接,單項選擇題： 1、文員傳達上司的指示時，哪一項做法

31、是不適宜的？（ ） A. 傳達可以根據(jù)上司主要意思，夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記,判斷題：2、文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ）3、善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，

32、對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 4、文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。（ ）,真題鏈接,5、案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業(yè)務是他引介的

33、，小曹應先同他通氣。 請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？,真題鏈接,參考答案,1、A2、× 3、×4、× 5、（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示； （2）在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地； （3）兩位領導都作了指

34、示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； （4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行； （5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋，這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。,思考題,1、文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 2、什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運