現代企業(yè)的項目采購管理

1、經營管理l■現代企業(yè)的項目采購管理胡濤(中國電子科技集團公司第三十八所安徽合肥230088)[商要]現代企業(yè)的項目管理涵蓋九大領域，包括項目時『日J管理、項目成本管理項目質量管理、項目風險管理等，而項目采購管理又是其中一個非常重要的內容，本文所關注的就是如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理1作，如何從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現金流出、提高項目資金使用效率等方面來提高企業(yè)項目采購管理水平。[關鍵詞]項目采購管理成本控制

2、中圖分類號：F27462文獻標識碼：A文章編號：1009914X(20l1)14—0056—011何為項目采購管理眾所周知，在市場經濟條件下，一個項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設旋、原材料、零件、服務和其它物質資源，而這些產品和服務都是通過采購活動來實現的，即從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目采購管理。作為項目實施的必要條件，項目采購管理商接關系到生產的計劃、牛產的質量，關系到

3、企業(yè)的成本和利潤。很顯然，項甘資金管理和內部控制管理是影響項目采購管理的核心因素，我們只有通過加強企業(yè)的內部控制管理，提高經營管理效率，規(guī)避生產經營風險，當然還包括對項目采購管琿中部分環(huán)節(jié)的控制，更加有效的降低采購成本，使項It資金達到最優(yōu)的配置，才能最終實現企業(yè)利益的最大化。2樹立全流程控锎項目成本概念在項目采購管理中降低成本的問題上，應該確立采購全流程成本的概念，我們所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，足對總成本的控制。具體

4、措施：2T制定采購預算與估計成本制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項El采購成本的種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，有效的控制項目資金的流向和流量，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動，從而達到控制項目采購成本的目的。22供應商的選擇供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時

5、應該本著“公平競爭”的原則，不僅能體現市場經濟運行的規(guī)則，而且也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。一方面我們在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本；另一方面在選擇供應商的方式上也可通過多種方式，如在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物，并且多種招標方

6、式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。23采購環(huán)境的利用充分利用采購環(huán)境的～個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。3如何提

7、★項目采購管理水平31加強內部控制管理企業(yè)的一切管理工作，應遵循內部控制管理要求；企業(yè)的‘切決策，應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下。一個項目從前期市場調研、籌劃、設計定型到最后項目實施都必須要有完善的內部控制管理制度作為保障，而內部控制管理工作的實質也就是強化企業(yè)的過程管理和流程管理。作為項目采購管理，建立完善的內部控制制度體系，建立完善的物資采購內部控制管理制度，通過內部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準，并開展定期的評價和維護，不

8、僅可以為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障，而且能夠使企業(yè)的經營活動全過程均處于受控狀態(tài)，確保采購業(yè)務工作有章可循，有法可依，促進采購工作的規(guī)范運轉。32制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序(1)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使業(yè)最大限度地控制采購預算，其一般管理控制程序為采購部門根據企業(yè)生產經營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門

9、編制采購56l科技博覽計劃，采購部門根據采購計劃編制采購方案，采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。(2)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用，使企業(yè)經營成本降低，并直接關系到企、f的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。(3)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)

10、避采購風險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經營決策自我分析能力。(4)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點，質檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據槍驗合格的報告辦理入庫手續(xù)

11、，編制入庫單，登記庫存明細帳。(5)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應依據采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據，經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應經相關領導審批后辦理。(6)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上，企業(yè)采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率

12、、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析，并向企業(yè)有關會議報告；在“考核”環(huán)節(jié)上，企業(yè)應建立與采購相關的考核辦法，定期對采購管理情況進行考核。33提高制度的有效執(zhí)行力在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道，來保證內部控制管理工作的實施，企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用，對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變，督促和約束采

13、購部門的工作效率和工作質量，促進內部控制管理的有效運行：另外，還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力，明確相關部門及員丁在內部控制管理工作中應承擔的責任，加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度。參考文獻[1]唐蓉供應鏈管理環(huán)境下的采購成本控制[J]鐵道貨運，2008，(3)[2]楊一飛論采購成本的有效控制[J]中南民族大學學報(人文社會科版)2005，(5)[3]鞠頌東，徐杰采購管理[M]北京機械工業(yè)出版社，20

14、05，(1)[4]孫念懷精細化管理[M]北京：新華出版社，2006經營管理l■現代企業(yè)的項目采購管理胡濤(中國電子科技集團公司第三十八所安徽合肥230088)[商要]現代企業(yè)的項目管理涵蓋九大領域，包括項目時『日J管理、項目成本管理項目質量管理、項目風險管理等，而項目采購管理又是其中一個非常重要的內容，本文所關注的就是如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理1作，如何從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現金流出、提高項目資金使用效

15、率等方面來提高企業(yè)項目采購管理水平。[關鍵詞]項目采購管理成本控制中圖分類號：F27462文獻標識碼：A文章編號：1009914X(20l1)14—0056—011何為項目采購管理眾所周知，在市場經濟條件下，一個項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應的設備、設旋、原材料、零件、服務和其它物質資源，而這些產品和服務都是通過采購活動來實現的，即從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務，就是所謂的項目采購管理。作為項目實

16、施的必要條件，項目采購管理商接關系到生產的計劃、牛產的質量，關系到企業(yè)的成本和利潤。很顯然，項甘資金管理和內部控制管理是影響項目采購管理的核心因素，我們只有通過加強企業(yè)的內部控制管理，提高經營管理效率，規(guī)避生產經營風險，當然還包括對項目采購管琿中部分環(huán)節(jié)的控制，更加有效的降低采購成本，使項It資金達到最優(yōu)的配置，才能最終實現企業(yè)利益的最大化。2樹立全流程控锎項目成本概念在項目采購管理中降低成本的問題上，應該確立采購全流程成本的概念，我們

17、所應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，足對總成本的控制。具體措施：2T制定采購預算與估計成本制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項El采購成本的種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，有效的控制項目資金的流向和流量，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動，從而達到控制項目采購成本的目的。2

18、2供應商的選擇供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，不僅能體現市場經濟運行的規(guī)則，而且也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。一方面我們在進行供應商數量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本；另一方面在選擇供應商的方式上也可通過多種方式，如在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物

19、資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物，并且多種招標方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。23采購環(huán)境的利用充分利用采購環(huán)境的～個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目所需要的貨物及服務的多方面市場信息。對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，

20、建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。3如何提★項目采購管理水平31加強內部控制管理企業(yè)的一切管理工作，應遵循內部控制管理要求；企業(yè)的‘切決策，應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下。一個項目從前期市場調研、籌劃、設計定型到最后項目實施都必須要有完善的內部控制管理制度作為保障，而內部控制管理工作的實質也就是強化企業(yè)的過程管理和流程管理。作為項目采購管理，建立完善的內部控制制度體系，建立完善的物資采購內部控制管理制度，通過內部

21、控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準，并開展定期的評價和維護，不僅可以為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障，而且能夠使企業(yè)的經營活動全過程均處于受控狀態(tài)，確保采購業(yè)務工作有章可循，有法可依，促進采購工作的規(guī)范運轉。32制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序(1)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使業(yè)最大限度地控制采購預算，其一般管理控制程序為采購部門根據企業(yè)生產經

22、營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購56l科技博覽計劃，采購部門根據采購計劃編制采購方案，采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。(2)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用，使企業(yè)經營成本降低，并直接關系到企、f的經營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據審定的采購方案，通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等

23、方式確定供應商與采購價格。(3)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風險；通過合同風險點管理，強化合同履行的風險意識，減少合同履行風險；通過合同履行管理，加強經營過程的控制能力，提升公司精細管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經營決策自我分析能力。(4)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗

24、清點，質檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據槍驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單，登記庫存明細帳。(5)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應依據采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關單據，經采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應經相關領導審批后辦理。(6)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分

25、析”環(huán)節(jié)上，企業(yè)采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析，并向企業(yè)有關會議報告；在“考核”環(huán)節(jié)上，企業(yè)應建立與采購相關的考核辦法，定期對采購管理情況進行考核。33提高制度的有效執(zhí)行力在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上，是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道，來保證內部控制管理工作的實施，企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作

26、用，對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變，督促和約束采購部門的工作效率和工作質量，促進內部控制管理的有效運行：另外，還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力，明確相關部門及員丁在內部控制管理工作中應承擔的責任，加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度。參考文獻[1]唐蓉供應鏈管理環(huán)境下的采購成本控制[J]鐵道貨運，2008，(3)[2]楊一飛論采購成本的有效控制[J]中南民族大學學報(人文社會科版)200