展覽會組織與策劃

1、第一節(jié) 展覽會的分類第二節(jié) 會展市場中的利益主體第三節(jié) 展覽會立項策劃第四節(jié) 展覽會招商與招展,展覽會組織,展前階段,展中階段,展后階段,,調(diào)研 創(chuàng)意策劃 實施,對展會項目進行現(xiàn)場管理,1、與客戶取得信息并反饋2、展后分析總結(jié),目標客戶方面的信息分析研究：目標參展商的基本情況、潛在專業(yè)觀眾的基本情況、忠誠客戶的經(jīng)營動態(tài)、參展商的參展目的、參展商對展覽會項目、服務(wù)、價格的意見和要求 市場開發(fā)方面的分析

2、研究：相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及趨勢、相關(guān)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)業(yè)機構(gòu)、同類型展會的經(jīng)營狀況、本展覽會的市場占有率、潛在競爭者的數(shù)量和規(guī)模 會展技術(shù)方面的信息分析研究：會展場館的技術(shù)數(shù)據(jù)、設(shè)備狀況、新的布展概念與工藝、更先進的會議和展覽設(shè)備、其他相關(guān)技術(shù)等,（一）市場調(diào)研,展前階段,1、確定展覽行業(yè)客觀看待市場調(diào)研結(jié)果正確評價自身狀況注重政策導向市場細分確定展覽行業(yè) 2、選擇展覽題材的方法新立、分列、拓展和合并題材,（二）主題創(chuàng)意（題材的選

3、擇）,所要進入行業(yè)的規(guī)模和發(fā)展?jié)摿κ欠衲軌蛴谀承袠I(yè)舉辦展會的競爭因素辦展機構(gòu)的辦展目標和資源,新立題材：通過對信息的收集和整理，選定一個本展覽機構(gòu)從來沒有涉及，或其他辦展機構(gòu)進入得少甚至沒有辦展機構(gòu)進入的展覽題材。分列題材：將辦展機構(gòu)已有的展覽會的展覽題材在做進一步細分，從原來的大題材中分列出更小的題材，并將這些小題材辦成獨立的展覽會的選題方式。拓展題材：將現(xiàn)有展覽會所沒有包含的、但與現(xiàn)有展覽會的展覽題材有密切關(guān)聯(lián)的題

4、材，或是將現(xiàn)有展覽會展覽大題材中還未包含的某一細分題材列入現(xiàn)有展覽會展覽題材的方法。合并題材：將兩個或兩個以上彼此相同或有一定關(guān)聯(lián)的展覽題材的現(xiàn)有展會合并為一個展覽會，或?qū)蓚€或多個展會中彼此相同或有一定關(guān)聯(lián)的展覽題材合并在一個展覽會中展出,（三）展覽會的立項策劃方案 (策劃書),展會立項策劃： 根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容。

5、 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。,辦展市場環(huán)境分析辦展宗旨目的展會的基本框架展會價格及初步預算方案展會工作人員分工計劃展會招展計劃展會招商計劃,《展覽會立項策劃書》,展會宣傳推廣計劃展會籌備進度計劃展會服務(wù)商安排計劃展會開幕和現(xiàn)場管理計劃展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃展會結(jié)算計劃,展會基本框

6、架評估展會名稱和展會的展品范圍、展會定位之間是否有沖突辦展時間、頻率是否符合產(chǎn)業(yè)特征展覽舉辦地點是否適合展會展品的范圍所在產(chǎn)業(yè)是否能舉辦如此規(guī)模和定位的展會辦展機構(gòu)在計劃時間內(nèi)能夠完成工作辦展機構(gòu)對展會展品所在產(chǎn)業(yè)是否熟悉展會定位與展會規(guī)模是否有沖突,（四）展覽會的審批申請,展中階段,開幕式 專業(yè)觀眾注冊 布展和撤展管理 現(xiàn)場廣告和新聞管理 突發(fā)事件管理,展后階段,(1)跟蹤服務(wù)致謝媒體報道(2)評估內(nèi)容主

7、要包括： 展覽工作評估：展出目標、展覽效率、展覽人員、設(shè)計工作、展品工作、宣傳工作、管理工作、開支等展覽質(zhì)量：參展企業(yè)數(shù)量、質(zhì)量、平均參觀時間、平均參展時間、人流密度指數(shù)展覽效果：效果優(yōu)異、成本效益、成本利潤、成交、接待客戶,12月與會展中心和酒店簽訂合同選擇展覽服務(wù)公司向預期參展商發(fā)出第一批郵件1月在行業(yè)刊物和其他合適的媒體上進行第一次新聞發(fā)布2月向參展商發(fā)出第一次公告，實施激勵措施加強展位銷售3月繼續(xù)招展并

8、考慮組織專業(yè)觀眾事宜確定保安事宜4月進行第二次新聞發(fā)布最后確定特殊嘉賓或者進行展會促銷活動研究其他展會，開發(fā)潛在參展商,展會進度安排,5月確定展會的交通安排列出專業(yè)觀眾名單6月招展，并再次發(fā)放郵件確認酒店安排準備展會現(xiàn)場領(lǐng)位地圖設(shè)立展會休息和餐飲服務(wù)區(qū)確認停車、展會電話號碼、展會辦公室電話號碼和地址最后確定展層設(shè)計方案7月—8月向參展商第三次發(fā)出郵件，內(nèi)容包括贊助機會、廣告機會、展會動態(tài)信息9月向參展

9、商和觀眾發(fā)放必要物品,展會進度安排,10月最后與展館、酒店、保安、展覽服務(wù)商和宴會組織者等確認相關(guān)事宜11月展商、觀眾注冊，開幕式展覽開始展覽期間的調(diào)查展會總結(jié)、評估,展會進度安排,,展覽會主題創(chuàng)意的方法有哪些？展覽會招商與招展計劃？ 展覽會項目評估的主要內(nèi)容？,二、展覽會組織中的幾個關(guān)鍵問題：,（一）、常見的策劃幾個創(chuàng)意策劃的經(jīng)典案例,策劃與謀劃 策劃與“點子”,——人們?yōu)榱诉_成某種特定的目標，借助一定的科學方法

10、和藝術(shù)，為決策、計劃而構(gòu)思、設(shè)計、制作策劃方案的過程。,,田忌賽馬結(jié)構(gòu)重組一覽表,Case,,,,,,,,,,,,,通口俊夫創(chuàng)業(yè)成功的秘訣區(qū)位重組：直線型向三角型的轉(zhuǎn)變,Case,諸葛亮使用空城計，就是充分利用了司馬懿謹慎多疑的性格特點。,周瑜巧用反間計殺了精通水戰(zhàn)的叛將蔡瑁、張允，就是充分利用曹操多疑、魯莽的性格特點。,,為更好地喚起消費者的需求，電視廣告選用了消費者認為日常生活中最易上火的五個場景：吃火鍋、通宵看球、吃油炸食品薯條、

11、燒烤和夏日陽光浴，畫面中人們在開心享受上述活動的同時，紛紛暢飲紅罐王老吉。,推廣主題“怕上火，喝王老吉”,營銷策劃活動策劃廣告策劃節(jié)目策劃公共策劃品牌策劃管理策劃形象策劃產(chǎn)品策劃……,策劃涉及到眾多的領(lǐng)域：,,（二）、展會、活動的組織策劃極富新意的創(chuàng)想與系統(tǒng)方案,主題：同一個世界 同一個夢想,2008年奧運會開幕式策劃方案,名流紅酒鑒賞圣誕之夜,酒-紅酒色-美人聲-悅曲香-佳肴,,如何挖掘展覽會的主題？？？,新型

12、生活方式展覽會,汽車——暢想綠色未來 2010世博會——城市，讓生活更美好！ 房交會——共創(chuàng)-新機遇 共享-新印象 漢諾威CeBIT三大主題： “商務(wù)流程”、“通訊”以及“電子設(shè)備和系統(tǒng)”,特色 號召力與吸引力簡明扼要明確反映出會展目標,展覽會主題,比較分析：下面3個會展名稱與主題哪個最好1、名稱：第八屆世界計算機博覽會 　　　　　　　 主題：數(shù)字技術(shù)創(chuàng)造新生活2、名稱：2004中國國際體

13、育運動汽車摩托車博覽會　主題：“極速體驗，極致魅力”3、名稱：無線互聯(lián)與移動商務(wù)·精英論壇 主題：引領(lǐng)移動商務(wù)·展望無線未來,會展活動策劃主題創(chuàng)新策劃手法,攀龍附鳳，借梯上樓,老樹開花，推陳出新,反彈琵琶，逆向思維,利用現(xiàn)成的各人效應(yīng)以及知名度，推進策劃活動的順利進展,利用受眾的懷舊心理以及策劃對象的歷史底蘊進行策劃訴求，以陳出新、舊中求新,運用逆向思維，打破常規(guī)，反其道而行之,,,,（三）、招商招

14、展的常用方法顧客吸引策略,招展管理建立目標參展商的數(shù)據(jù)庫 展區(qū)和展位劃分 價格制定 招展函制定 宣傳推廣 招展進度管理,招商管理建立目標觀眾數(shù)據(jù)庫 制定觀眾邀請函 宣傳推廣,將符合該展會展出內(nèi)容的客商（采購商、觀眾）請來，讓其在展覽會洽談或參觀。,將符合該展會展出內(nèi)容的單位（生產(chǎn)商、供應(yīng)商）招來，讓其在展覽會中設(shè)攤、展示，推銷他們的商品、項目或成果。,一是代理機構(gòu)的確定。在選擇代理時，其標準是具有行業(yè)背景和較強的實

15、力；二是根據(jù)已建立的數(shù)據(jù)庫進行招展書的郵寄；三是對重要參展企業(yè)進行登門拜訪，進行展覽會的推薦與銷售；四是電話招展；五是參展企業(yè)確定,招展途徑,一是貿(mào)易觀眾群體的確立；二是建立貿(mào)易觀眾數(shù)據(jù)庫。貿(mào)易觀眾數(shù)據(jù)庫建立的步驟基本上與參展商數(shù)據(jù)庫的建立方式相同；三是觀眾請柬的編印與郵寄；四是電話招展；五是觀眾預登記表回收和確認。,招商途徑,練習題：,杭州的一家展覽公司，與教育界多次合作，協(xié)助舉辦過多次人才招聘會，高考咨詢會等，這家公