淺析電子文檔收集與管理應注意的若干問題

1、<p>　　淺析電子文檔收集與管理應注意的若干問題</p><p>　　摘 要：在信息化浪潮風起云涌的今天，電子文件能提高其利用率，更好地提供服務。因此，要高度重視電子文檔的收集與管理，保證電子文檔的完整性，可存取利用和可理解性。 </p><p>　　關鍵詞：電子文檔；文件格式； </p><p>　　文檔審核在當今社會，電子文件的出現(xiàn)給生活帶來了很多

2、的方便，同時它的檔案管理問題也是必不可少的要關心的一件事。 </p><p>　　1 電子文件歸檔方式和途徑的選擇 </p><p>　　1.1借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。 </p><p>　　隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的

3、統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。 </p><p>　　1.2選擇電子文件信息的匯集點，由計算

4、機與信息管理部門負責歸檔。 </p><p>　　為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了以往的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將

5、日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，又是最佳歸檔途徑之一。 </p><p>　　2 電子文檔的收集 </p><p>　　2.1保證電子文件格式的統(tǒng)一性。 </p><p><b>　　文本文件： </b></p><p><b>　　通用格式為： </b></p><

6、p>　　XML、RTF、TXT，并注明文字處理工具，如WORD等。 </p><p><b>　　掃描型電子文件： </b></p><p>　　通用格式為：JPEG、TIFF，如為非通用格式，應轉(zhuǎn)換為通用格式；當無法轉(zhuǎn)換時，應收集其相關軟件。 </p><p>　　視頻、多媒體、超媒體文件： </p><p>　

7、　通用格式為：MPEG、AVI，如為非通用格式，應收集其壓縮算法和相關軟件。 </p><p><b>　　音頻文件： </b></p><p>　　通用格式為：WAV、MP3，同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。 </p><p>　　2.2保證電子文件真實性。 </p><p>　　一是從電子文件生成時就

8、開始對其嚴密監(jiān)管，建立對各項操作的跟蹤記錄。 </p><p>　　二是建立真實性的認定方法和手續(xù)。明確檢驗要素，主要是：電子文件生成過程的不同版本；各位責任者的簽署手續(xù)；操作處理的權限核對；交接程序?qū)徍说取?</p><p>　　三是建立鑒定規(guī)則和程序。 </p><p>　　四是明確執(zhí)行部門和責任者。 </p><p>　　2.3保證電子

9、文件完整性。 </p><p>　　一是建立電子文件的歸集、積累制度。 </p><p>　　二是在電子文件管理系統(tǒng)中設立電子文件暫存空間。 </p><p>　　三是對電子文件的背景信息作出規(guī)范化的要求，并隨時進行登記。四是制定電子文件無數(shù)據(jù)管理規(guī)范。</p><p>　　2.4保證電子文件收集及時性。</p><p&g

10、t;　　電子文件一般應在電子文件形成或任務完成后及時收集。對于跨年度完成的任務和項目，要分階段收集。</p><p>　　3 電子文檔的保管與維護</p><p>　　3.1對電子檔案載體的保存要求。</p><p><b>　　主要有八方面要求：</b></p><p>　　一是禁止用軟磁盤作長期保存的電子檔案的載體；

11、</p><p>　　二是電子檔案要進行備份；</p><p>　　三是磁帶、磁盤、光盤的驅(qū)動器要保持清潔并定期維護保養(yǎng)，不要觸摸光盤的表面；</p><p>　　四是磁帶、磁盤要遠離強磁場；</p><p>　　五是不要折疊、彎曲磁盤，不要在紙?zhí)咨蠒鴮懀苑绖潅疟P、光盤的表面；</p><p>　　六是磁帶、磁盤、

12、光盤要直立在容器內(nèi)，以防擠壓；</p><p>　　七是要防止存儲載體庫房的溫濕度劇烈波動，溫度應保持在7~20℃，相對濕度應控制在35%~45%范圍，并保持潔凈；</p><p>　　八是禁止保管人員將食品、飲料帶入存儲載體的庫房。</p><p>　　3.2電子檔案載體的檢測與維護。</p><p>　　電子檔案記錄載體入庫時要進行如下檢

13、測：</p><p>　　一是查看有無物理損傷，表面是否清潔，檢測有無計算機病毒等；</p><p>　　二是對檢測所使用驅(qū)動設備進行測試，使其處于可靠完好狀態(tài)；</p><p>　　三是對磁帶、磁盤、光盤中存存儲數(shù)據(jù)檢測；</p><p>　　四是要定期以標準速度、恒定張力定期進行倒帶；</p><p>　　五是每1

14、0年要更新一次磁帶，如情況需要可將周期縮短。</p><p>　　3.3建立電子檔案維護管理的信息文檔。</p><p>　　電子檔案維護管理的信息文檔，內(nèi)容應包括：檔案卷號、起始盤號、歸檔日期、歸檔前的檢查情況、歸檔時的驗收人、卷內(nèi)文件的份數(shù)、載體的類型、軟硬件環(huán)境及應用軟件的情況。此外，還應包括歸檔后的檢測與維護情況登記。</p><p>　　電子文件來源廣泛，