公司合同管理辦法范本-3.20-清潔版 (1)

1、<p>　　順風光電（中國）投資有限公司</p><p><b>　　合同管理辦法</b></p><p><b>　?。ú莅福?lt;/b></p><p><b>　　目 錄</b></p><p><b>　　總 則</b></p>

2、<p>　　合同管理機構(gòu)、人員職責</p><p>　　三、 合同的擬定及談判</p><p>　　四、 合同的審核及簽訂</p><p>　　五、 合同的履行</p><p>　　六、 合同的變更及解除</p><p><b>　　合同的歸檔</b>

3、</p><p><b>　　附則</b></p><p><b>　　一、總 則</b></p><p>　　為了加強對公司合同的管理，維護本公司的合法權(quán)益，減少經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，使公司的合同管理制度化、規(guī)范化，特制定本辦法。</p><p>　　辦法是根據(jù)《中華人民共和國合同法》及國家其他有關(guān)法律

4、、法規(guī)并結(jié)合本公司的實際制定的。</p><p>　　本辦法所稱合同是指本公司作為一方當事人與其他法律關(guān)系主體所簽訂的各類合同，及其他具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等,但不包括根據(jù)《勞動法》、《勞動合同法》與勞動者簽訂的勞動合同， 勞動合同的管理辦法由人事部根據(jù)相關(guān)法律和公司規(guī)定另行制定。本辦法所稱職能部門是指本公司各業(yè)務執(zhí)行部門及分支機構(gòu)、集團公司下設分公司、項目公司。</p><p>　

5、　本辦法所稱的合同管理是指本公司對所簽訂的合同進行擬定、審查、監(jiān)督、登記、歸檔等處理。具體包括資信調(diào)查、意向接觸、商務談判、合同的簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理等全過程的管理。</p><p>　　二、合同管理機構(gòu)、人員職責</p><p>　　本公司合同的綜合管理工作統(tǒng)一由法務部 負責。 法務部 設立公司合同管理員，負責全公司合同的錄入核對、保管、統(tǒng)計等工作。</p>&

6、lt;p>　　各職能部門合同的擬定、洽談由本部門負責人委派專人負責，并應設立部門合同管理員，具體負責本部門合同管理的日常工作。</p><p>　　法務部 的合同管理職能：</p><p>　　1．制定、完善本公司的合同管理辦法和合同審查流程，并組織各職能部門及分支機構(gòu)實施。（流程見附件1）</p><p>　　宣傳有關(guān)合同管理的法律、法規(guī)知識，總結(jié)推廣合同管

7、理工作經(jīng)驗，通報合同管理中出現(xiàn)的問題。</p><p>　　確定合同編號規(guī)則，建立本公司合同臺賬，檢查合同履行情況。</p><p>　　負責本公司格式合同的制訂和審批。</p><p>　　對各職能部門合同管理進行監(jiān)督、檢查。</p><p>　　負責本公司所簽訂、批準合同的最終歸檔工作。</p><p>　　完成E

8、RP系統(tǒng)中法務部門相關(guān)的操作，審核各職能部門錄入ERP系統(tǒng)的已簽訂的合同內(nèi)容。</p><p>　　各職能部門的合同管理職責：</p><p>　　配合 法務部 做好合同管理及擬定、審批、簽署、歸檔等各項工作，及時向 法務部 反饋合同管理工作中存在的問題。</p><p>　　負責將本部門承辦的合同（包括需要變更、解除、作廢的合同）交由 法務部 進行審查。&

9、lt;/p><p>　　負責對交給 法務部 審核的合同簽訂背景進行解釋和說明。</p><p>　　建立本部門的合同管理臺帳及統(tǒng)計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等情況進行登記。合同臺帳是指反映全公司或承辦部門合同訂立、履行情況及記載合同主要內(nèi)容的帳薄。</p><p>　　負責對完成簽訂的合同進行整理，同時將合同內(nèi)容包括但不限于標的類別、標的名稱、

10、雙方當事人全稱、標的金額和數(shù)量、交付期限、交付標準、履行情況等情況錄入ERP系統(tǒng)。</p><p>　　負責將合同正本交本公司 法務部 歸檔。</p><p>　　對所簽訂合同負有認真執(zhí)行的責任，并要及時掌握和檢查合同履行情況，及時向 法務部 通報在履行過程中發(fā)生的問題，提出解決問題的建議。</p><p>　　完成ERP系統(tǒng)中職能部門相關(guān)的操作。</p&

11、gt;<p>　　ERP部門的合同管理職責：</p><p>　　建立并維護與本管理辦法相適應的公司ERP系統(tǒng)中的合同管理功能。</p><p>　　為相關(guān)部門使用ERP系統(tǒng)合同管理功能提供技術(shù)支持。</p><p>　　配合合同綜合管理部門完善ERP系統(tǒng)中的合同管理功能。</p><p>　　三、合同的擬定及談判</p&

12、gt;<p>　　啟動合同談判前，合同承辦部門及經(jīng)辦人需確認有關(guān)項目符合公司相關(guān)項目的管理辦法，得到有權(quán)部門的認定，許可，有關(guān)審批文件的原件應作為合同送審的附件。（公司各項管理辦法清單見附件4）</p><p>　　擬定合同前應對合同對方進行資信調(diào)查，具體要求審明的材料如下：</p><p>　　企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或其它證照；</p><p>　　對方談

13、判人員的授權(quán)委托書；</p><p>　　工程合同的合同對方必須提供從事建筑、安裝、監(jiān)理、裝飾、消防等工程的許可證書和資質(zhì)證書。</p><p>　　廣告代理合同的合同對方必須提供從事廣告代理資格的法律文件。</p><p>　　房屋租賃合同的合同對方必須提供房屋所有權(quán)或出租權(quán)證明資料。</p><p>　　房屋購買合同的合同對方應當是房屋所

14、有權(quán)的完全擁有者，并應當提供房屋所有權(quán)證明資料。</p><p>　　履行能力，包括但不限于最新會計年審報表，最新的工商年審資料。需提供擔保的合同，還必須查明擔保人的擔保資格和擔保能力；</p><p>　　合同對方以往工作評估報告；</p><p>　　其他所需要的相關(guān)文件。</p><p>　　前述1至6項為必須審核，7至9項可視情況審核

15、或咨詢法務部確定。</p><p>　　各職能部門完成資信調(diào)查后，應在本部門留存資信調(diào)查文件的原件（或復印件），在法務部要求時或合同履行完畢歸檔時交付法務部。</p><p>　　各職能部門擬定的合同應做到：條款齊全、責任明確、邏輯性強、文字表達清楚。合同應包括的基本內(nèi)容及應注意的問題如下：</p><p><b>　　首部。包括：</b>&l

16、t;/p><p><b>　　合同名稱；</b></p><p>　　合同當事人的名稱、地址、法定代表人、聯(lián)系電話、聯(lián)系人、開戶銀行等基本資料；</p><p><b>　　訂約的目的、依據(jù)。</b></p><p>　　正文。詳細內(nèi)容及要求如下：</p><p>　　合同標的、

17、數(shù)量、質(zhì)量、價格或酬金、履行期限、地點和方式及違約責任。</p><p>　　應包括根據(jù)法律規(guī)定或按合同性質(zhì)必須具備的條款及當事人雙方要求訂立的條款。</p><p>　　數(shù)量和質(zhì)量條款應符合國家計量法規(guī)和質(zhì)量法規(guī)的規(guī)定。</p><p>　　價金條款應符合國家物價法規(guī)和國家金融法規(guī)，一般應寫明物品單價、總價、計價單位、支付手段和支付方法及時間。</p>

18、<p>　　對于違約責任條款，如該類合同有法定違約金規(guī)定的，按規(guī)定予以明確。否則，應具體寫明約定的違約金額或計算方法。</p><p>　　確定合同爭議的解決方式。根據(jù)具體情況和協(xié)商結(jié)果，確定合同爭議的解決途徑以及管轄條款。</p><p><b>　　結(jié)尾和附則。</b></p><p>　　合同結(jié)尾部分包括：合同正本及副本的份

19、數(shù)，發(fā)送單位，合同有效期限，簽約地點和日期，并須有雙方代表簽名及蓋章。</p><p>　　合同文本超過兩頁的，應加蓋騎縫章。</p><p>　　應將合同的附件作為合同的組成部分，具有與合同同樣的法律效力。</p><p>　　合同雙方協(xié)商變更、修改合同條款的補充協(xié)議、文書等是合同的組成部分。合同雙方履行合同過程中的各種書面往來文件（包括傳真、圖表、單據(jù)、確認書、

20、對賬單等）也是合同檔案的組成部分。 </p><p>　　公司有模板合同的，模板合同僅具有參考作用，職能部門應當根據(jù)商務談判的具體情況調(diào)整合同內(nèi)容。使用模板合同，應做到：條款齊全、內(nèi)容具體、用詞準確、字跡清楚，嚴格按示范文本的要求填寫。</p><p>　　合同談判由承辦部門負責組織、安排。主談人是合同主要參與談判人，1000萬元標的以上的合同至少有三名主談人。</p>

21、<p>　　合同談判須有合同主辦人全程參與。合同承辦部門負責人負責監(jiān)督、指導主辦人。根據(jù)需要，承辦部門負責人應當親自參加全部或階段性合同談判。</p><p>　　合同金額超過人民幣1000萬元的，合同最后一輪談判應當有法務部人員參加，涉及重大事項應當由承辦部門負責人主持談判工作。</p><p>　　合同金額不足人民幣1000萬元的，承辦部門負責人認為必要時，可邀請法務部人員

22、參加或針對具體事項出具法律意見。</p><p>　　如本公司與合同對方對擬簽合同付款條件及支付方式有重大爭議，應邀請財務部參加商議。</p><p>　　合同最后一輪談判須就合同擬簽文本的每一條款都加以落實。</p><p>　　負責履行或參與履行擬簽合同的部門，應當參與合同談判。沒有上述相關(guān)部門的參與，合同承辦部門不得獨自進行合同談判。</p>&

23、lt;p>　　進行合同談判時，承辦部門應當記錄合同洽談情況。合同洽談記錄須在本部門留存，并在合同履行完畢后交由法務部保管。合同洽談記錄應當包括以下內(nèi)容：</p><p>　　合同編號、項目名稱、主管部門、洽談對方；</p><p><b>　　洽談雙方參加人員；</b></p><p>　　洽談次數(shù)，洽談時間、地點；</p>

24、<p><b>　　洽談內(nèi)容摘要；</b></p><p>　　主辦人意見及承辦部門負責人意見；</p><p>　　相關(guān)部門負責人意見。</p><p>　　四、合同的審核及簽訂</p><p>　　合同談判結(jié)束并落實全部合同條款后，承辦部門應當制作合同報批文本，填寫合同審批表，連同合同及相關(guān)材料（相關(guān)材料

25、見附件3），按照合同審批表所列流程在合同擬簽定日前五個工作日送交有關(guān)部門審批并同步錄入ERP系統(tǒng)。</p><p>　　經(jīng)辦人應當在合同審批表填寫如下內(nèi)容：</p><p><b>　　申請日期；</b></p><p>　　項目名稱，應簡要概括合同項目的主要內(nèi)容；</p><p>　　合同金額，指合同涉及的總金額；&l

26、t;/p><p>　　合同對方，指與本公司簽署該份合同的相對方，如為三方合同，則需注明合同的另外兩個相對方；</p><p>　　項目概況，應含合同標的、數(shù)量、單價、合同期限、履行時間及方式。</p><p>　　項目概況欄簽名及日期。</p><p><b>　　部門負責人意見：</b></p><p&

27、gt;　　審核該合同項目是否符合本公司相關(guān)項目管理規(guī)定或公司領(lǐng)導的工作部署；</p><p>　　合同條款、內(nèi)容是否符合本辦法的規(guī)定；</p><p>　　合同主辦人是否按合法合規(guī)程序組織談判；</p><p>　　審核后若合同符合上述內(nèi)容，部門負責人應在“部門負責人意見”一欄填寫審核意見，并在該欄簽名、注明日期。</p><p>　　部門負

28、責人應在合同主辦人報批后一個工作日內(nèi)，就上述本項出具意見并完成ERP系統(tǒng)有關(guān)操作。</p><p>　　部門負責人出具審核意見后，項目合作協(xié)議、EPC協(xié)議、項目咨詢協(xié)議以及發(fā)展策劃部通知的其它協(xié)議，合同主辦人應在合同擬簽日期前五個工作日報發(fā)展策劃部審核合同價格，發(fā)展策劃部應當在主辦人報批后一個工作日內(nèi)，出具具體意見并完成ERP系統(tǒng)有關(guān)操作。</p><p>　　發(fā)展策劃部出具審核意見后，合

29、同主辦人應在合同擬簽訂日期前四個工作日，報財務部審核。</p><p>　　財務部就如下事項進行審核：</p><p>　　審批合同項目的財務可行性；</p><p>　　合同價格條款及付款方式是否符合財務制度</p><p>　　合同項目是否符合本公司年度財務計劃；</p><p>　　合同項目經(jīng)費的資金來源；<

30、;/p><p>　　審核后若合同符合上述內(nèi)容，財務部經(jīng)理在“財務部意見”一欄填寫“該項目符合財務計劃、資金來源、同意項目執(zhí)行”等字樣，并在該欄簽名，注明日期。</p><p>　　財務部應當在主辦人報批后一個工作日內(nèi)，就上述事項出具具體意見并完成ERP系統(tǒng)有關(guān)操作。</p><p>　　財務部出具審核意見后，合同主辦人應在合同擬簽日期前三個工作日，報 法務部 審核

31、。</p><p>　　法務部就合同的合法合規(guī)性進行審核，主要審查以下三方面的內(nèi)容：</p><p>　　合同主體的審查。即依照合同承辦部門提供的相關(guān)材料審查對方當事人是否具備合同主體資格、是否超越營業(yè)執(zhí)照或其他證照規(guī)定的經(jīng)營范圍，以及對方經(jīng)辦人員代理權(quán)限情況進行審查。</p><p>　　合同內(nèi)容的審查。即審查合同內(nèi)容是否合法，條款是否完備和齊全，權(quán)利義務是否明確

32、，違約責任是否清楚，爭議處理條款是否具備。</p><p>　　合同文字的審查。包括審查合同用語是否規(guī)范、文字表達是否準確。</p><p>　　合同的立項、談判、前置審批等是否符合公司規(guī)定。</p><p>　　法務部應當在經(jīng)辦人報批后三個工作日內(nèi)，在合同審批表法務人員審核欄應上述事項出具具體意見并完成ERP系統(tǒng)有關(guān)操作。</p><p>

33、　　法務部出具審核意見后，主辦人依據(jù)前述全部審核意見對合同進行修改定稿，定稿后主辦人將合同呈遞根據(jù)公司授權(quán)制度的授權(quán)簽字人最后批準。</p><p>　　主辦人將合同呈遞公司授權(quán)簽字人。公司授權(quán)簽字人審批簽字并完成ERP系統(tǒng)操作后，根據(jù)有關(guān)用章申請流程，交總裁辦加蓋合同專用章或公章。</p><p>　　合同蓋章時必須提供以下資料：</p><p>　　合同正本（至

34、少一式四份）；</p><p>　　填寫完備的蓋章申請書及合同審批表；</p><p>　　第二十條所列的相關(guān)材料。</p><p><b>　　五、合同的履行</b></p><p>　　合同履行部門和相關(guān)經(jīng)辦人應在合同履行過程中，對合同履行情況進行跟蹤檢查，并按下列不同情況作出不同處理。</p><

35、;p>　　1．合同的相對方如期履行合同約定的全部義務的，合同終止后一個月內(nèi)，經(jīng)辦人應對履行過程作簡要說明，并報交 法務、財務、其所在職能部門 備案；</p><p>　　2．合同的相對方如因情況變化，未能履行部份合同義務或中途不履行義務的，經(jīng)辦人應在得知情況后1工作日內(nèi)向 法務、財務、其所在職能部門 出具詳細說明，由法務部根據(jù)情況提出建議，采取相應措施；</p><p&

36、gt;　　3．合同的相對方完全不能履行合同或完全不履行合同的，經(jīng)辦人應在得知情況后1工作日內(nèi)向 法務、財務、其所在職能部門 提交詳細說明，由法務部征詢領(lǐng)導意見后，采取非訴訟或訴訟方式解決。</p><p>　　同時，合同履行的相關(guān)經(jīng)辦人應在ERP系統(tǒng)中完成相關(guān)操作。</p><p>　　在上述處理過程中，合同經(jīng)辦人同時應將下列有關(guān)履行過程的文件交 財務、法務部 ：</p

37、><p>　　我方所持的全部合同（包括補充合同）原件；</p><p>　　相對方履行合同過程中出具的文件的原件或復印件：如提貨單、欠款確認書、付款證明等；</p><p><b>　　其他相關(guān)材料。</b></p><p>　　合同履行部門應在每個季度的最后一個星期內(nèi)，對部門內(nèi)未終止的合同作出全面核查，并作出報告，經(jīng)整理后

38、交各職能部門負責人、公司財務部、法務部。</p><p>　　法務部 在合同簽訂后，應對合同的履行進行監(jiān)察、檢查；對各部門出具的報告應即時作出處理。</p><p>　　公司定期對合同簽訂、履行、管理和歸檔工作定期如開會議，不斷完善合同管理制度。</p><p>　　六、合同的變更和解除</p><p>　　變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與

39、原合同簽訂的審批權(quán)限和程序相同。</p><p>　　需要變更、解除合同，應在法律規(guī)定或合同約定的條件下，在合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商，書面函告，限期答復。</p><p>　　合同經(jīng)辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件、信函、電報后，必須及時請示所在部門領(lǐng)導立即處理。</p><p>　　合同的變更、解除應注意以下事項：</p><p

40、>　　主體變更，應征得合同各方書面同意。</p><p>　　有擔保條款的合同變更，應征求原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位的印章。</p><p>　　經(jīng)上級主管機關(guān)審批的合同，所達成的變更、解除協(xié)議應報原審批機關(guān)批準。</p><p>　　經(jīng)公證的合同，所達成的變更、解除協(xié)議，應報原公證、鑒證機關(guān)備案。</p><p>　　

41、七、 合同的分類歸檔</p><p>　　合同承辦部門應在合同簽訂后五日內(nèi)，將合同原件一份留存本部門或交由合同履行部門保管至履行完畢后交回法務部，一份交法務部保管；如合同只有一份原件，則原件交由法務部保管，相關(guān)部門留存復印件。合同管理員對已生效的合同應編號登記列具清單后，連同合同原件及與合同有關(guān)的文書、函件、圖表、電報、傳真等逐個建立檔案。清單內(nèi)容包括：合同編號、名稱、主要內(nèi)容、當事人名稱、價金、簽約時間、簽署

42、和審批領(lǐng)導、經(jīng)辦部門及人員、是否經(jīng)法務人員審查及法務人員姓名等。</p><p>　　履行完畢的合同包括合同履行過程中的往來信函、單據(jù)、傳真件必須送法務部合同管理員進行編號歸檔。</p><p>　　法務部合同管理員每月15日至30日與有關(guān)部門合同管理員核對上月應歸檔合同，督促合同歸檔。</p><p><b>　　八、 附 則</b><

43、/p><p>　　本辦法未盡之事宜，一律按我國合同法以及有關(guān)的法律、法規(guī)，及公司董事會解釋執(zhí)行。</p><p>　　本公司各部門可根據(jù)本辦法制定實施、考核細則，并報 總裁辦 。</p><p>　　本辦法的解釋權(quán)屬于本公司 法務部 。</p><p>　　本辦法自年月日起實行。</p><p>　　順風光電（中國）投資

44、有限公司</p><p><b>　　年 月 日</b></p><p><b>　　附件1</b></p><p>　　合 同 管 理 流 程</p><p><b>　　附件2</b></p><p><b>　　合同申請書<

45、/b></p><p>　　說明：1、合同編號由部門填寫。</p><p>　　2、項目概況應包括合同的標的、數(shù)量、付款方式、有效期限、詢價等概況。</p><p>　　附件3 法務合規(guī)審查資料</p><p><b>　　附件4</b></p><p><b>　　待定<